Betriebsprüfungsarten

(an dieser Stelle wird nur auf die Prüfungen der Finanzbehörden eingegangen)

 

„Klassische“ Betriebsprüfung

Dies ist die Prüfungsart nach § 193 AO, die klassischerweise als („allgemeine“) Betriebsprüfung bzw. Außenprüfung bezeichnet wird.

Hier geht es im Allgemeinen um die korrekte Ermittlung und Abführung der in einer Prüfungsanordnung genannten Steuerarten in den ebenfalls in dieser Anordnung genannten Veranlagungszeiträumen. Die weiteren Ausführungen nach der im Folgenden aufgeführten Kurzdarstellung zu den verschiedenen Betriebsprüfungsarten betreffen diese „klassische“ („allgemeine“) Betriebsprüfung.

 

Lohnsteuer-Außenprüfung

Bei dieser Prüfungsart steht die gesamte Thematik der Lohnsteuer im Vordergrund. Die Lohnsteuer ist eine besondere Erhebungsform der Einkommensteuer. In dieser Prüfung geht es somit im Wesentlichen um die Höhe der von dem Arbeitgeber einzubehaltenden und an das Finanzamt abzuführenden Lohnsteuer für den/die angestellte/n Mitarbeiter/in. Das schließt insbesondere die Ermittlung ihrer Höhe, den Zeitpunkt der Abführung sowie die Erfüllung zahlreicher Form- und Meldevorschriften u.ä. ein.

Rechtsgrundlage für die Lohnsteuer-Außenprüfung ist § 42f EStG. Grundsätzlich gelten für diese Betriebsprüfungsart dieselben Rechtsgrundlagen und sonstigen Vorschriften wie sie auch für die allgemeinen Betriebsprüfungsarten angeordnet sind. Insbesondere bedarf es daher auf Seiten des Betriebsstättenfinanzamtes einer schriftlichen (oder elektronischen) Prüfungsanordnung.

Darin sind auch bei dieser Außenprüfung Auskunft über die folgenden Merkmale zu geben:

·  Prüfungsort

·  Prüfungszeitpunkt

·  Lohnsteuer-Außenprüfer/in

·  Prüfungszeitraum

·  Prüfungsumfang

 

Hinweis: Bereits die Anforderung von Prüfungsunterlagen hemmt den Ablauf der Festsetzungsfrist!

Sie beträgt bei der Lohnsteuer grundsätzlich 4 Jahre, kann aber durch zahlreiche Einzelsituationen – wie bei der allgemeinen Betriebsprüfung - auch deutlich darüber hinaus verlängert werden!

Im Einzelfall empfiehlt sich hier eine umfassende steuerliche Beratung. Hierfür stehe ich Ihnen aufgrund meiner jahrelangen praktischen Erfahrung auf Wunsch zur Verfügung.

Die folgenden Unterlagen werden bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung standardmäßig geprüft:

·      Sogenannte übliche Lohnunterlagen

(Lohnabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen, Lohnkonten, Lohnjournale u.a.),

·      die Lohnbuchhaltung, ergänzend, bei Berührungspunkten, auch die gesamte Buchhaltung.

Hinweis: Mit Blick auf die gesamte Buchführung ergeben sich nach meinen jahrelangen Erfahrungen so gut wie immer Berührungspunkte (vgl. auch die beispielhafte Aufzählung in dem folgenden Abschnitt). An dieser Stelle dennoch einige wenige Beispiele:

-       Preisreduzierte Veräußerung von eigenen Produktionserzeugnissen oder Waren

-       Preisreduzierte Veräußerung von Grundstücken (insb. bei Bauträgergesellschaften u.a.)

-       private Nutzung betrieblicher Fahrzeuge (auch Baufahrzeugen u.a.)

-       private Nutzung sonstiger betrieblicher Gegenstände (etwa Gartengeräte, Maschinen u.a.)

-       verdeckte Lohnzahlungen

-       Geschenke

-       Vereinsbeiträge

-       Gewährung von zinsgünstigen oder zinslosen Darlehen

-       Kassenbelege, usf.

·      einschlägige Vereinbarungen (insbesondere Arbeitsverträge, Personalakten – einschließlich interner Vermerke, sonstige Vereinbarungen und Belege)

 

Mein Tipp: Verlangen Sie im Falle der Einsichtnahme in die Personalakten oder in die sonstigen vertraulichen Akten, dass diese nur in Ihrer Gegenwart als Arbeitgeber/in oder der von Ihnen befugten Personen, etwa Geschäftsführer/in oder Personalleiter/in, erfolgt.

 

Gibt es bei Lohnsteuer-Außenprüfungen Prüfungsschwerpunkte?

 

Wie schon eingangs erwähnt, kann die Frage nach den Prüfungsschwerpunkten auch bei der Lohnsteuer-Außenprüfung eindeutig mit ‚Ja‘ beantwortet werden, allein schon aus zeitlichen Gründen.

Beispielhafte, typische Prüfungsschwerpunkte sind:

-       Beschäftigungsverhältnis im Falle von Gesellschafter-Geschäftsführern (evtl. verdeckte Gewinnausschüttungen bei Kapitalgesellschaften, sog. vGA)

-       Ehegattenarbeitsverhältnis

-       Arbeitsverhältnisse und sonstige Verträge mit nahen Angehörigen

-       Pensionszusagen

-       Arbeitnehmerüberlassung

-       Subunternehmerverträge

-       Sonderzahlungen an das Personal

-       Sachbezüge

-       Rabattgewährung (einschl. Tankrabatte, Warengutscheine u.a.)

-       Direktversicherungen

-       Private Verwendung von betrieblichen Fahrzeugen

-       Überprüfung von geführten Fahrtenbüchern

-       Reiseaufwendungen

-       Zuschläge für Sonntags-, Feiertag- und Nachtarbeit

-       Aushilfslohngestaltungen (mit oder ohne Stundenaufzeichnungen)

-       Minijobs

-       Miet- und Darlehensverträge

-       Fremdleistungen

-       Zahlungen an „freie Mitarbeiter“

-       Erwerb von Wirtschaftsgütern von den Beschäftigten (evtl. überhöhter Kaufpreis)

-       Verkauf von Wirtschaftsgütern an das Personal (evtl. verbilligte Überlassung)

 

Achtung: Die Prüferin oder der Prüfer darf auch ausgeschiedene Mitarbeiter befragen.

Häufig sind diese recht ‚auskunftsfreudig‘, besonders, wenn das Arbeitsverhältnis arbeitgeberseitig oder sogar im Streit beendet worden war.

Hinweis: Die Lohnsteuer-Außenprüfung entscheidet im Wesentlichen nur über Lohnsteuerfragen. Sollten bei der Prüfung aber beispielsweise nicht abziehbare Betriebsausgaben oder damit zusammenhängende Vorsteuerbeträge festgestellt worden sein oder unangemessene Ehegattenvergütungen sowie Gesellschafter-Geschäftsführervergütungen, so ermittelt die Prüferin oder der Prüfer lediglich den jeweiligen Sachverhalt wie auch die jeweilige Höhe. Die Entscheidung darüber, ob diese Sachverhalte im Anschluss ausgewertet und Änderungs-Steuerbescheiden zugrunde gelegt werden, obliegt allerdings der Sachbearbeitung in der zuständigen Veranlagungsstelle des Finanzamtes.

 

Umsatzsteuer-Sonderprüfung

Bei dieser Art einer Betriebsprüfung (gem. § 193 Abs. 1 AO) handelt es sich um eine besondere Außenprüfung, für die die allgemeinen Regelungen über Außenprüfungen ebenfalls gelten (insbesondere rechtzeitige Prüfungsanordnung vor Prüfungsbeginn usw.). Dazu in den folgenden Abschnitten mehr.

Bei Umsatzsteuer-Sonderprüfungen werden nur ganz bestimmte, von der Finanzverwaltung ausgewählte Sachverhalte geprüft. Etwa Vorsteuerabzug und Aufteilung der Vorsteuer bei optierten Grundstücksvermietungen u.ä. Sie betrifft deshalb auch nur einzelne Voranmeldungszeiträume (Monate oder Kalendervierteljahre) und nicht den üblichen Betriebsprüfungszeitraum von drei Jahren. Anlass für derartige Sonderprüfungen sind im Allgemeinen Auffälligkeiten in den abgegebenen Umsatzsteuer-Voranmeldungen (beispielsweise Anmeldung eines ungewöhnlich hohen Vorsteuer-Erstattungsanspruches (sog. Vorsteuer-Überhang) oder etwa die wiederholte Abgabe berichtigter Umsatzsteuer-Voranmeldungen usw.). Grundsätzlich kann demzufolge eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung auch mehrfach im selben Kalenderjahr durchgeführt werden.

Hinweis: Eine sogenannte Vollprüfung wie bei der „klassischen“ Betriebsprüfung findet somit bei der Umsatzsteuer-Sonderprüfung ausdrücklich nicht statt.

 

Lohnsteuer-Nachschau

Die Lohnsteuer-Nachschau ist ebenfalls ein besondere Betriebsprüfungsart. Ihre Rechtsgrundlage ist § 42g EStG. Sie stellt allerdings ausdrücklich keine Lohnsteuer-Außenprüfung dar und ersetzt diese auch nicht.

Die Lohnsteuer-Nachschau dient hauptsächlich der Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer. Entsprechend werden vor Ort, also in den Betriebsräumen, die jeweiligen Merkmale der Ermittlung der zutreffenden Lohnsteuerbeträge, ihre korrekte, insbesondere zeitgerechte Einbehaltung und Abführung überprüft. Die Finanzbehörden, insbesondere das Betriebsstättenfinanzamt, verschafft sich so Klarheit über die räumlichen Verhältnisse, über das dort tatsächlich eingesetzte Personal und über den üblichen Geschäftsbetrieb.

Achtung:

Der Beginn einer Lohnsteuer-Nachschau hemmt den Ablauf der Festsetzungsfrist nicht. Ebenfalls muss ein eventuell angebrachter Vorbehalt der Nachprüfung (gem. § 164 AO) nach einer durchgeführten Lohnsteuer-Nachschau nicht aufgehoben werden.

Lohnsteuer-Nachschau in besonderen Fällen

Eine Lohnsteuer-Nachschau kommt insbesondere in Betracht:

  • bei Einsätzen der Finanzkontrolle Schwarzarbeit

  • zur Feststellung der Arbeitgeber- oder Arbeitnehmerstati

  • zur Feststellung der Anzahl der im Betrieb insgesamt tätigen Beschäftigten

  • bei der Errichtung eines neuen Betriebs

  • zur Feststellung, ob eine lohnsteuerliche Betriebsstätte vorliegt

·      zur Feststellung, ob eine Person selbständig tätig oder als Arbeitnehmer/in zu beurteilen ist

  • zur Prüfung der zutreffenden Beurteilung von Minijobs

·      zur Prüfung des zutreffenden Abrufs und der Anwendung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)

  • zur Prüfung der zutreffenden Anwendung von Pauschalierungsvorschriften

Die Besonderheit bei der Lohnsteuer-Nachschau ist, dass die Finanzbehörde auf das Überraschungsmoment setzt. Die mit der Nachschau beauftragten Amtsträger sind demzufolge berechtigt, die Betriebs- und Geschäftsräume während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten – ohne Ankündigung – zu betreten und Unterlagen einzusehen sowie Auskünfte zu verlangen.

 

Umsatzsteuer-Nachschau

Bei dieser Art der Betriebsprüfung (gem. § 27b UStG) geht es um die Ermittlung der Umsatzsteuer in der zutreffenden Höhe, dies betrifft die sog. Ausgangsleistung, sowie um die Ermittlung der Vorsteuer (also die Umsatzsteuer, die den Unternehmern – auf ihrer Vorstufe – gesondert in Rechnung gestellt worden ist, d.h., dies betrifft die sog. Eingangsleistung).

Hinweis: Die Besonderheit auch bei der Umsatzsteuer-Nachschau ist, dass die Amtsträger der Finanzbehörde ohne vorherige Ankündigung die Betriebs- und Geschäftsräume (während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten) betreten und Unterlagen einsehen sowie Auskünfte verlangen dürfen.

Fragen zur Umsatzsteuerbarkeit, zur Umsatzsteuerpflicht, insbesondere bzgl. der Bemessungsgrundlage sowie zum zutreffenden Steuersatz sind hier Gegenstand der Prüfung (einschließlich eventueller Umsatzversteuerung von sog. Firmenfahrzeugen u.a.). Zusätzlich sind besonders formale Aspekte wie etwa rund um das in den Verkehr bringen von Ausgangsrechnungen weiterer Prüfungsgegenstand, aber auch solche, die beispielsweise mit den notwendigen Umsatzsteuervoranmeldungen, den Umsatzsteuerjahreserklärungen, den eventuell anzufertigenden Zusammenfassenden Meldungen (einschließlich deren Berichtigung) oder den zahlreichen im Übrigen noch vorzulegenden Nachweisen im Zusammenhang stehen.

Im Gegensatz zu den Aspekten der gerade dargestellten Ausgangsleistung geht es hinsichtlich der Eingangsleistung im Wesentlichen um die Voraussetzungen des Vorsteuerabzuges, um die Höhe der abzuziehenden Vorsteuer, eventuell auch um die zutreffende Aufteilung der Vorsteuer bei gemischt genutzter Verwendung der betreffenden Wirtschaftsgüter (einschließlich eventueller Vorsteuerkorrektur).

Zusätzlich sind ggf. noch Fragen zur Überwälzung der Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger nach § 13b UStG Prüfungsgegenstand, insbesondere bei Bauleistungen u.a. im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.

 

Kassen-Nachschau

Diese Prüfungsart (nach § 146b AO) betrifft nach dem Gesetzeswortlaut die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben.

Die Besonderheit bei der Kassen-Nachschau ist (wie schon bei der Lohnsteuer – und der Umsatzsteuer-Nachschau), dass auch hier die Amtsträger der Finanzbehörde ohne vorherige Ankündigung die Betriebs- und Geschäftsräume (während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten) betreten und Unterlagen einsehen sowie Auskünfte verlangen dürfen.

Achtung:

Das Finanzamt erscheint auch bei der Kassen-Nachschau bewusst überraschend.

Kassenmanipulationen sollen hierdurch eingedämmt werden (gegen professionelle Computermanipulationen des Kassensystems wie zuletzt in dem Fall Alfons Schubeck scheinen die Finanzbehörden allerdings - mindestens kurzfristig - gleichwohl machtlos zu sein).

Diese seit 2018 bestehende Prüfungsmöglichkeit kann auch als Betriebsprüfung des Kassenbuchesbezeichnet werden

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